רכישת יינות ממרתפים פרטיים דורשת מספר צעדים מקדימים. בתחילה יש לקבוע עם הלקוח פגישה במרתף היינות לצורך בחינה מקיפה של כל בקבוק. בשלב זה המעריך מטעם הקונה ההגון ייבדוק את שנתוני היין, יקבי המקור, מצב השתמרות הבקבוקים ואינדיקציות לאיכות התכולה. לאחר מכן ייערך תחקיר שוק מעמיק לגבי טווחי מחירים ליינות ברמה דומה במכירות פומביות ופרטיות. בהתבסס על כל המידע שנצבר, הקונה ההגון יספק הצעת רכישה מפורטת עבור כל פריט, או תמחור גלובלי לרכישת האוסף השלם. במידה ומושגת הסכמה בין הצדדים, היינות יארזו ויובלו למחסני החברה תוך קבלת התשלום המלא בו במקום, לנוחות הלקוח.