רכישת אוספי מסמכים צבאיים בקונה ההגון מתנהלת במספר שלבים מובנים. ראשית יש ליצור קשר עם נציג מטעמנו ולקבוע מועד להערכת האוסף. בפגישת ההערכה, מומחה למסמכים היסטוריים יבדוק כל פריט בנפרד, יקרא אותו, ינסה לפענח חתימות ולזהות את הגורמים הקשורים. במידת האפשר תיערך השוואה בין הפרטים העולים מהמסמך לבין מקורות חיצוניים כמו ספרי היסטוריה וארכיונים רשמיים. לאחר מכן ייבחנו עניינים כמו מצב השתמרות המסמך, אורך התוכן, מידת הנדירות של הנושא הנדון, והערך המחקרי שלו לצד הפוטנציאל האספני הטמון בו. כל המידע שנאסף בתהליך יעובד לכדי הערכת שווי פרטנית שתוצג בפני הלקוח. עם השגת הסכמה על התנאים, הסכום המלא ישולם במזומן או בהעברה בנקאית מיידית, והאוסף יועבר למשמורת הקונה ההגון שם יזכה לטיפול ושימור מיטביים.